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DE 6 MESES A 1 AÑO

Realizar la recepción, archivo y custodia de la documentación generada por la organización, con el fin de garantizar el respaldo de documentos, expedientes y demás información de interés, de manera organizada y dispuesta para su consulta, de acuerdo con los niveles de servicio establecidos. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: Recibir y validar la información física reportada por los procesos (transferencias documentales) versus lo recibido por el Gestor Documental para garantizar el proceso de final de archivo (físico o digital). Preparar los documentos para su posterior digitalización. Instalar físicamente los documentos de archivo en las unidades de conservación internas o externas, de acuerdo con las normas archivísticas. Realizar la búsqueda y recuperación de documentos de archivo requeridos por el usuario. Clasificar, registrar y radicar la entrada y salida de correspondencia. Operar sistemas de captura de información a toda la documentación que se define digitalizar de acuerdo a la tabla de retención documental definida. Las demás asignadas que correspondan a la naturaleza del cargo y/o del proceso. RESPONSABILIDADES GENERALES. Sistema de gestión de Calidad: Participar activamente en las actividades de mejora continua y todas aquellas que sean convocadas en relación con el Sistema de Gestión. Mantener la información documentada que corresponda a su proceso debidamente actualizada. Identificar oportunidades de mejora y no conformidades que permitan garantizar la satisfacción del cliente. Realizar las tareas asignadas en los diferentes procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión. Gestionar y responder las PQRS dentro de los tiempos establecidos internos y legales, con el fin de brindar soluciones al cliente interno y externo e identificar oportunidades de mejora que permitan ofrecer soluciones de valor y el fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente: Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación de Seguridad y Salud en el Trabajo. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Conocer y cumplir con todas las leyes y regulaciones ambientales aplicables a la organización. Contribuir a la reducción del consumo de energía, agua, papel y otros recursos utilizando solo la cantidad necesaria, de manera eficiente y minimizando su uso. Separar y disponer correctamente los residuos, facilitando el reciclaje y la correcta eliminación de desechos peligrosos y especiales. Utilizar los materiales de la organización de manera responsable, evitando el desperdicio y optando por productos ecológicos o reciclados cuando sea posible. Vincularse a los programas o iniciativas ambientales de la organización mediante su participación. Sistema de Gestión de Riesgos: Participar de manera activa en las actividades relacionadas con el ciclo de gestión de riesgos, desde la contextualización hasta el seguimiento periódico de las matrices de riesgos. Monitorear las actividades para facilitar la identificación de cualquier actividad o suceso que afecte de manera directa o indirecta el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa y/o los del proceso e informar dichos sucesos a la dirección de riesgos. Poner en práctica y fomentar la cultura de gestión de riesgos dentro de su equipo de trabajo, logrando una visión proactiva de autocontrol, autorregulación y autogestión. Sistema de Continuidad del negocio: Responder adecuadamente ante la activación de las estrategias de continuidad de negocio, siguiendo las instrucciones impartidas por el líder de continuidad o el comité de manejo de crisis. Sistema de Control Interno: Fomentar la cultura de autocontrol, autorregulación y autogestión en el proceso; a través de la identificación, ejecución y documentación de controles, la revisión y detección de desviaciones y la identificación de mejoras, que permitan minimizar la materialización de riesgos, asegurar la eficacia y eficiencia de las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Sistema de Administración de riegos de SARLAFT: Cumplir con lo establecido en el manual SARLAFT, políticas, procedimientos e instructivos correspondientes a la prevención del LA/FT/FPADM. Abstenerse de autorizar, motivar, aprobar, participar o tolerar los incumplimientos del Manual SARLAFT. Reportar a través de los canales éticos previstos por la Compañía cualquier incumplimiento al Manual SARLAFT. Abstenerse de tomar represalias, directa o indirectamente, o alentar a otros a hacerlo, en contra de cualquier otro Empleado por denunciar una sospecha de incumplimiento del Manual SARLAFT. Rechazar y evitar cualquier acto de corrupción, entre ellos, el fraude, la malversación, el soborno, la apropiación indebida, la complicidad, la competencia desleal, la afectación inescrupulosa al medio ambiente, el acoso sexual y laboral, la evasión de obligaciones, entre otros, con el fin de cumplir con el programa de transparencia y ética empresarial. Tratamiento de Datos Personales: Aplicar políticas, procedimientos, entre otros que aseguren el cumplimiento de lo establecido en materia de Protección de Datos Personales. Informar los canales de atención a los requerimientos de los titulares de los datos personales respecto a la consulta, actualización, rectificación o eliminación de la información que reposa en las bases de datos del Grupo Réditos. Participar activamente en las formaciones y demás actividades relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales impartidos por la organización. Aplicar los conocimientos adquiridos en las estrategias de comunicación y formación impartidas frente al Tratamiento de Datos personales. RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON CIBERSEGURIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Proteger y no facilitar a nadie las credenciales de acceso proporcionadas por la organización para acceder a los sistemas de información y áreas físicas. Reportar a su superior cualquier rol o privilegio en los sistemas de información al que tenga acceso que no corresponda con las funciones asignadas en el cargo actual. Realizar el correcto uso y cuidado de la información a su cargo asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad en todo momento, brindando especial cuidado a los archivos con información confidencial bajo su custodia. Cumplir con los lineamientos establecidos en las políticas generales de Seguridad de la Información y Ciberseguridad y las políticas específicas que la soportan. Notificar cualquier evento que pueda generar un incumplimiento a éstas. Aplicar los conocimientos adquiridos en las capacitaciones y actividades impartidas referentes a Seguridad de la Información y Ciberseguridad. Colaborar y aportar en las investigaciones y auditorías relacionadas con eventos de Ciberseguridad y Seguridad de la Información. Participar activamente en las actividades, cursos, seminarios y demás eventos que permitan incrementar cultura en ciberseguridad mediante la generación de conciencia y el conocimiento, para mantener la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información. Conocer y aplicar los lineamientos de Ciberseguridad y Seguridad de la Información vigentes y estar atentos frente a cualquier actualización de éstos. Conocer los riesgos asociados a los activos de información dentro de su área de trabajo. Reportar cualquier evento o incidente que pueda generar un riesgo o afectación a la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la Información del Grupo Réditos. Procurar el correcto uso y cuidado de la información a su cargo, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad en todo momento, brindando especial cuidado a los archivos con información confidencial bajo su custodia. Informar de las oportunidades de mejoras con las cuales se puedan fortalecer el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la Compañía.

En esta oferta de empleo buscamos personas que se perfilen en el cargo de AUXILIAR GESTION DOCUMENTAL, nos gustaría acompañarte en tu camino laboral, por lo cual te invitamos a que:

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